Inkassogram Vanliga frågor och svar

Vanliga frågor och svar

För dig som användare av våra tjänster

Här hittar du svar på de vanligaste frågorna för dig som vill skicka eller har skickat Inkassogram.
Har du fått Inkassogram och har frågor hittar du dem här!

1. Vad är företaget Inkassogram AB?
2. Vad är fakturatjänsten (Fakturagram)?
3. Vad är inkassotjänsten (Inkassogram)?
4. Vad ingår i ett Inkassogram?
5. Vad är Betalningspåminnelse?
6. Vad är Inkassokrav?
7. Vad innebär “Final notice”?
8. Vad är gratis hos Inkassogram och hur fungerar det?
9. Hur får Inkassogram snabbare betalt?
10. När och hur betalas pengarna ut?
11. Vad är BankID och hur får jag tillgång till det?
12. Vad är en avbetalningsplan och hur ansöker gäldenären om en sådan?
13. Vad händer när gäldenären fått ett inkassogram?
14. Vad innebär det att bestrida ett krav?
15. Vad är Mina sidor – My Inkassogram
16. Köper Inkassogram fakturor eller förfallna fordringar?
17. Vad är Datainspektionen?
18. Vad är Inkassograms  Allmänna villkor?
19. Vad är Inkassograms Kundpolicy?
20. Vad är Inkassograms sekretess- & integritetspolicy?
21. Vad är Inkassograms Etiska regler?

1. Vad är företaget Inkassogram AB?

Inkassogram AB är ett nytänkande företag med unik teknisk plattform. Inkassogram erbjuder en rad olika CMS-tjänster (Credit Management Services) som bl.a. inkluderar en fakturatjänst (Fakturagram) och en inkassotjänst (Inkassogram). Inkassogram AB har tillstånd från tillsynsmyndigheten Datainspektionen att bedriva inkassoverksamhet.

Tack vara den schyssta och optimerade processen får du som kund 17 dagar snabbare betalt, minskad support med 93% samt minskat antalet ärenden som överlämnas till Kronofogdemyndigheten med 66%. Detta resulterar i att du vårdar och bibehåller en god relation till dina kunder och får betalt för din fordran.

För att komma igång med våra tjänster registrerar du dig som kund och signerar med Bank-ID på 2 minuter. Inkassogram AB har idag över 2000 aktiva kunder med 96 % kundnöjdhet.

2. Vad är fakturatjänsten (Fakturagram)?

Fakturagram är en gratis och automatiserad faktureringstjänst med komplett kundreskontrahantering och en schysstare påminnelse- och inkassotjänst. Fakturagram distribuerar fakturorna till dina kunder via brev, mail, sms eller som e-faktura beroende på vad din kund föredrar.

Tjänsten innehåller även komplett administration av kundreskontra med kund/fakturainformation, skickade fakturor, transaktioner samt avprickning av inbetalningar som gjorts till Inkassograms klientmedelskonto. Vi sköter din administration och genom vår helautomatiska process undviks mänskliga fel. Tjänsten är tillgänglig för de som använder ett affärssystem som har integration med oss på Inkassogram.

3. Vad är inkassotjänsten (Inkassogram)?

Inkassogram är en helt nytänkande påminnelse- och inkassotjänst som hjälper alla företag och organisationer att öka sin likviditet genom 17dagar snabbare betalt, samtidigt som en schysstare hantering bibehåller de goda relationerna till gäldenären. Supporten minskar med 93%, vilket frigör tid för kundvård. Vår schysstare hantering med bl.a. utskick av Final notice brev minskar antalet ärenden som överlämnas till Kronofogden med 66%.

Tjänsten är gratis och kan integreras som en del av Fakturagram eller användas helt fristående. Tjänsten används enkelt för enstaka eller många ärenden – via webb, app eller integrerat i ert affärssystem. På Mina sidor via www.inkassogram.se kan du som kund följa status i dina ärenden i realtid.

4. Vad ingår i ett Inkassogram?

Inkassograms flöde inkluderar utskick av faktura, betalningspåminnelse, inkassokrav och ett final notice brev. Efter en förfallen faktura skickar Inkassogram ut en betalningspåminnelse om kunden önskar. I samband med detta utskick påminner vi gäldenären (den som skall betala), om att betala sin skuld. Därefter går ärendet vidare med ett inkassokrav. Kravet är en skarp uppmaning att omedelbart betala en aktuell skuld för att undvika ytterligare inkassoåtgärder. Slutligen skickar Inkassogram ut ett ”Final Notice” brev till gäldenären. Brevet skickas dagen efter inkassokravets förfallodag och är en sista varning om att omedelbart reglera skulden.

I den händelse att betalning från gäldenären uteblir eller om gäldenären bestrider kravet kommer du som borgenär att informeras och få ett antal förslag från oss om hur den fortsatta processen i ditt ärende kan se ut.

5. Vad är Betalningspåminnelse?

Betalningspåminnelse är som det det låter, en “mjukare” påminnelse om att du som borgenär har en förfallen fordran som du vill ha betalt för. Formellt, är det inte en inkassoåtgärd att skicka en betalningspåminnelse. I samband med utskick av betalningspåminnelse läggs en avgift om 60 kr på gäldenärens (den som skall betala) skuld.

6. Vad är Inkassokrav?

Att skicka ett inkassokrav är en skarp uppmaning till gäldenären att betala sin skuld. Det är formellt sett en så kallad påtryckning och inkassoåtgärd med tydlig uppmaning att betala en skuld. I samband med utskick av inkassokrav läggs en avgift om 180 kr på gäldenärens (den som skall betala) skuld.

Utskick av inkassokrav regleras i inkassolagen samt i Datainspektionens allmänna råd om tillämpning av lagen.

7. Vad innebär Final notice?

Ett final notice brev skickas ut direkt efter det att ett inkassokrav är förfallet och obetalt. Brevet skickas ut som påtryckning och och en sista varning för gäldenären att omedelbart betala skulden, träffa en uppgörelse eller upprätta avbetalningsplan.

Gäldenären informeras även om konsekvenserna om ärendet förblir obetalt och överlämnas till kronofogden som nästa åtgärd. Syftet är att undvika ytterligare inkassoåtgärder och bevara relationen mellan kund och slutkund. Nästa steg i inkassoprocessen är att en ansökan om betalningsföreläggande skickas till Kronofogdemyndigheten.

8. Vad är gratis hos Inkassogram och hur fungerar det?

Inkassogram delar in inkassoärenden i tre faser där fas 1 är kostnadsfri:

1. Inkassoprocess (Betalningspåminnelse, Inkassokrav samt Final notice-brev).

2. Summarisk process (Betalningsföreläggande, delgivning, stämningsansökan, verkställighet).

3. Långtidsbevakning.

Saknas betalning efter fas 1 kommer du erbjudas att gå vidare med ärendet till Kronofogdemyndigheten. I denna fas kommer du bli debiterad kronofogdens ansökningsavgift om 300 kronor som återfås vid full betalning från gäldenären.

Inkassograms förtjänst är räntan samt de lagstadgade avgifterna som påförs kapitalskulden/kapitalbeloppet.

9. Hur får Inkassogram snabbare betalt?

Utebliven betalning från din kund är ofta en signal om att allt inte står rätt till. Det kan handla om tillfälliga likviditetsproblem eller allvarliga lönsamhetsproblem.

I vår dagliga verksamhet hanterar vi våra kunders inkassoärenden och möter människor och företag som har en skuld att betala.

Vår roll är att hitta lösningar som båda parter accepterar, både den som är skyldig pengar och den som skall få betalt.

En hörnsten hos oss på Inkassogram är att verka för att bibehålla goda relationer mellan parterna och hålla dörren öppen för framtida affärer.

Hos oss är det därför viktigt att anpassa kravåtgärderna till kundens betalningshistorik och betalningsförmåga.

Informationen om dina kunders betalningsvanor hjälper oss därför att skilja på dem med tillfälliga ekonomiska problem från dem som står inför en svårare situation. Kunskap om dina kunder är en viktig del i en framgångsrik inkassohandläggning.

Oavsett vilken situation din kund befinner sig i, så är tiden en nyckelfaktor. Det handlar om att omedelbart vidta åtgärder. Inkassogram har ständig tillgång till uppdaterad information om dina kunder och deras betalningsförmåga. Vi kan med stöd i informationen snabbt vidta rätt åtgärder så snart vi får in inkassouppdraget från dig.

10. När och hur betalas pengarna ut?

Utbetalning i ditt ärende görs så fort betalning har kommit Inkassogram tillhanda. Utbetalning sker till ett av dig angivet konto. Med utbetalningen följer en avräkningsnota med detaljerad information som skickas ut till din e-postadress. På avräkningsnotan redovisas inbetalt kapitalbelopp, inbetalda arvoden (Inkassograms arvoden) samt aktuell moms på våra arvoden. Avräkningsnotan är ditt bokföringsunderlag.

11. Vad är BankID och hur får jag tillgång till det?

BankID är en elektronisk ID-handling som är jämförbar med pass, körkort och fysiska legitimationshandlingar. Du beställer BankID hos din bank. För att beställa ett BankID måste du ha ett svenskt personnummer. Det finns även krav som de olika bankerna ställer upp, t.ex. en nedre åldersgräns och att man är folkbokförd i Sverige. Exakt hur du beställer ett BankID skiljer sig åt mellan olika banker. Du kan läsa mer på din banks webbplats.

12. Vad är en avbetalningsplan och hur ansöker gäldenären om en sådan?

I samband med registrering av ett nytt ärende har du som kund valmöjligheten att godkänna att vi på Inkassogram upprättar en avbetalningsplan med gäldenären. Enligt våra Allmänna villkor kan vi lägga upp en avbetalningsplan som löper under maximalt sex månader men med ditt medgivande kan avbetalningsplanen i särskilda fall göras längre. Allt för att bevara en god kundrelation. Gäldenären kan ansöka om en avbetalningsplan genom att kontakta oss på kundtjanst@inkassogram.se alternativt logga in på Mina sidor.

I de flesta fall finns det möjlighet att flytta fram förfallodatum på inkassokravet och därmed också undvika att ytterligare inkassoåtgärder vidtas, och att ärendet i värsta fall hamnar hos Kronofogdemyndigheten.

13. Vad händer när gäldenären fått ett Inkassogram?

Det här händer om gäldenären betalar:

Om gäldenären betalar både kapitalskuld, ränta och kostnader inom 8 dagar (respit för betalningspåminnelse) respektive 10 dagar (respit för inkassokrav), avslutar Inkassogram ärendet. Gäldenären har inte fått någon betalningsanmärkning.

Om gäldenären vill betala men inte kan:

Om gäldenären inte kan betala hela skulden inom 8 respektive 10 dagar bör gäldenären höra av sig till oss.

Det här händer om gäldenären inte betalar:

Gäldenären har 8 dagar (respit för betalningspåminnelse) respektive 10 dagar (respit för inkassokrav) på sig att betala eller inkomma med invändningar. Tiden räknas från den dag betalningspåminnelse eller inkassokravet är utskrivet.

Dagen efter det att inkassokravet är förfallet skickar inkassogram ut en Final notice-brev, ett brev till gäldenären med en sista uppmaning att betala skulden innan ytterligare inkassoåtgärder vidtas.

Uteblir betalning även fortsatt kommer Inkassogram att kontakta dig med förslag på hur vi tar ärendet vidare.

14. Vad innebär det att bestrida ett krav?

Om gäldenären anser att ett krav är felaktigt har han alltid rätt att bestrida kravet på saklig grund. Bestridande av krav som anses felaktigt skall ske till Inkassogram. Saklig grund innebär att det skall anges skäl som är relevanta för invändning mot kravet.

Exempel på saklig grund kan vara följande: varan som köpts har inte levererats, varan som köpts har reklamerats eller skickats i retur inom överenskommen tid, varan är redan betald, en tjänst som fakturerats är utförd felaktigt, bristfälligt eller inte alls. Det är viktigt att gäldenären kompletterar invändningen med korrekta underlag som styrker saken.

Efter att vi mottagit ett bestridande kommer vi att kontakta dig som borgenär för utredning kring bestridandet. Ärendet kommer samtidigt att kravstoppas från vidare åtgärder under tiden för utredning.

Ett bestridet krav på saklig grund kan inte lämnas till Kronofogden för ansökan om betalningsföreläggande men kan däremot lämnas vidare genom en stämningsansökan till tingsrätten för avgörande.

15. Vad är Mina sidor?

På Mina sidor kan du som kund följa och administrera dina inkassoärenden.

Här kan du bland annat göra följande:

1. Se aktuell status i realtid i dina ärenden hos oss.

2. Se gjorda betalningar.

3. Skapa flera användare vilket kan skapas av den som skapade kontot och har tillstånd att företräda företaget gentemot Inkassogram.

4. Kreditera hela eller delar av ditt krav i det fall där du som borgenär gjort en uppgörelse med gäldenären om en nedsättning eller förändring av ditt krav.

5. Registrera inbetalning- i det fall gäldenären betalar hela eller delar av sin skuld direkt till dig, kan du enkelt registrera betalningen och uppdatera ditt krav hos Inkassogram. 

I kommande uppdateringar kommer vi att presentera nya funktioner som underlättar och förenklar för dig som kund.

Klicka här för att logga in på Mina sidor 

16. Köper Inkassogram fakturor eller förfallna fordringar?

Inkassogram kommer under hösten 2017 och våren 2018 att erbjuda ett bredare tjänsteutbud med bl.a. factoring (köp av fakturor).

17. Vad är Datainspektionen?

Datainspektionen är en tillsynsmyndighet mot inkassobolagen. Datainspektionen kontrollerar att lagarna efterlevs. Det gäller främst personuppgiftslagen, kameraövervakningslagen, kreditupplysningslagen och inkassolagen men Datainspektionen är också tillsynsmyndighet för integritetsskyddet i en mängd andra registerförfattningar.

Kontrollen görs framför allt genom så kallad tillsyn. Med tillsyn menas att Datainspektionen genom egna iakttagelser av företag, myndigheter eller organisationer kontrollerar att lagar och förordningar följs. Det sker antingen på plats eller per brev, telefon eller e-post.

18. Vad är Inkassograms  Allmänna villkor?

I våra Allmänna villkor finner du regler, krav och förutsättningar för att bli kund och användare av våra tjänster. Dessa villkor skall du acceptera för att få tillgång till våra tjänster.

Våra Allmänna villkor i korthet:

1. Inkassograms tjänst är kostnadsfri, vad avser utskick av Betalningspåminnelse, Inkassokrav samt Final Notice-brev.

2. Du som kund intygar att de inkassoärenden som överlämnas till Inkassogram inte är bestridna, föremål för tvist, notfordran, del i en gäldenärs konkurs, likvidation eller på annat sätt oklara. I de fall sådana ärenden registreras kan du som borgenär komma att debiteras avgifter, utlägg och övriga kostnader som inte betalas av gäldenären i samband med att ärendet avslutas.

3. Du som kund skall omgående registrera betalning från gäldenär som felaktigt gjorts till dig. Detta gör du enkelt på Mina Sidor.

4. Du som kund intygar att den information du lämnar till Inkassogram i samband med registrering av inkassoärendet är korrekt.

Här kan du läsa mer om våra Allmänna villkor.

19. Vad är Inkassograms kundpolicy?

Inkassogram värdesätter ett sunt och välfungerande företags- och entreprenörsklimat. Vi har därför valt att skapa en tjänst som ska vara så enkel som möjligt för våra användare, samtidigt som systemet skall utgöra en pålitlig och trygg inkassohandläggning.

För att våra tjänster ska fungera som avsett är det viktigt att Inkassograms kunder använder dem i enlighet med våra Allmänna villkor och Etiska regler.

Det innebär bl.a. att våra tjänster inte är tillgängliga för kunder som av olika skäl inte uppfyller de krav dessa medför. Med anledning därav har vi på Inkassogram tagit fram en kundbedömningspolicy som fastlägger de kriterier som varje kund skall uppfylla för att få erhålla tillgång till Inkassograms tjänster.

Här kan du ta del av hela vår kundbedömningspolicy.

20. Vad är Inkassograms sekretess- & integritetspolicy?

Syftet med sekretess- & integritetspolicyn är att informera om vilken information som samlas in via våra webbplatser och hur den används. För att behandla och skydda personuppgifter på ett riktigt sätt följer vi personuppgiftslagen (PuL) och de principer för god sed som praktiseras på området.

De uppgifter vi samlar in används i första hand för följande ändamål; att kunna tillhandahålla en säker och enkel tillgång och användning av Inkassograms tjänster.

Här kan du ta del av hela vår sekretess- & integritetspolicy.

21. Vad är Inkassograms Etiska regler?

Inkassograms målsättning är att med våra tjänster aktivt bidra till en snabbare och säkrare inkassoverksamhet med bibehållna goda relationer mellan borgenär och gäldenär. Genom att vi, som en stor aktör, har detta som ambition och målsättning vill vi utveckla inkassobranschen på ett positivt sätt.

I den händelse att användare som är ansluten till Inkassograms tjänster agerar oetiskt eller utnyttjar tjänsten för varor eller tjänster som på annat sätt är oetiska eller omoraliska, kommer allmänhetens förtroende för både användaren av tjänsten och Inkassogram skadas.

Här kan du ta del av våra Etiska regler i dess helhet.